Pubblica Amministrazione

Gestione Documentale e Dematerializzazione

La gestione del cartaceo è una attività che può essere
delegata a professionisti, ottenendo vantaggi operativi ed economici.

La gestone dei documenti secondo le procedure tradizionali prevede la stampa dei documenti su supporto cartaceo, questi fogli devono poi essere pinzati, imbustati e spediti in uscita, mentre alla ricezione devono essere sbustati, spinzati, distribuiti, spesso le informazioni contenute sono oggetto di data entry su sistemi informatici e conservati in archivio.

Nel tempo il numero di documenti da gestire è aumentato e di conseguenza i costi legati alla gestione degli stessi secondo i principali passaggi sopra descritti.

Oggi nasce l’esigenza di esternalizzare in tutto o in parte il processo di gestione del cartaceo, demandando i lavori ripetitivi e tipicamente svolti con grande impiego di risorse umane.

Industrializzando la lavorazione dei documenti cartacei, siamo in grado di prendere in carico il processo mettendo a disposizione dei nostri clienti personale specializzato e apparati di scansione ad alte performance integrati con sistema di logistica verticalizzato per l’archivistica e con i più evoluti sistemi di indicizzazione.

Possiamo erogare i nostri servizi presso la sede del cliente nel caso di specifiche esigenze legate ad alcune particolari tipologie di documenti che non possono essere spostati, oppure presso centri servizi studiati per grandi volumi e stretti tempi di lavorazione.

Gli archivi fisici e i sistemi di tracciabilità ci consentono di soddisfare i requisiti di qualità più stringenti.

Completano l’offerta i servizi accessori di indicizzazione specializzata per la dematerializzazione, di richiesta dell’originale e macero.

Tipiche fasi di lavorazione:

  • sopralluogo
  • presa in carico
  • trasporto
  • inserimento in sistema di accettazione
  • preparazione (sbustamento, spinzatura, spiegatura
  • scansione
  • indicizzazione
  • generazione immagini e metadati per sistema di archiviazione
  • ri-preparazione (piegatura, pinzatura, imbustamento)
  • inserimento nel sistema di logistica per l’archiviazione e la tenuta
  • tenuta
  • esibizione dell’originale
  • eventuale macero
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